En moyenne, combien de courriels échangez-vous chaque jour avec vos collègues ? Et combien de temps faut-il habituellement pour informer votre équipe des objectifs ou des progrès réalisés ? Si vos réponses vous font grimacer, vous devriez envisager de mettre à jour vos outils de collaboration.

Les logiciels de collaboration en équipe ont le vent en poupe. De la communication à la gestion de projet, la technologie offre une abondance d’options. De nouveaux outils de collaboration en ligne surgissent chaque année, tandis que les outils existants améliorent constamment leurs caractéristiques et leurs fonctionnalités. Certaines entreprises se développent et prospèrent grâce à l’holacratie, une structure de gestion collaborative. 

Communiquez avec votre équipe

Les gens ne peuvent pas collaborer s’ils ne communiquent pas. Par exemple, le Nord Pas de Calais a mis en place un outil, le Bureau Numérique, qui est un environnement numérique de travail, ou ENT, destiné aux élèves, aux parents, aux familles et aux enseignants d’un établissement scolaire. Lisez cet article sur le sujet en cliquant sur mon bureau numérique.

De la messagerie instantanée aux outils de vidéoconférence (la meilleure alternative aux réunions en face à face), il existe de nombreuses options pour les outils de collaboration d’équipe :

1. Flowdock

Flowdock est une plateforme de discussion de groupe et privée. Sa fonctionnalité la plus intéressante est sa boîte de réception d’équipe qui regroupe les notifications provenant d’autres canaux, comme Twitter, Asana et les outils de support client.

2. GoToMeeting

GoToMeeting est un logiciel de vidéoconférence en ligne qui permet aux utilisateurs de planifier des réunions et de partager des écrans. C’est l’un des outils vidéo les plus populaires avec des millions d’utilisateurs.

3. Slack

Slack est une plateforme populaire et bien conçue offrant une messagerie instantanée, des transferts de fichiers et une recherche de messages puissante. Il dispose de nombreuses fonctionnalités et de dizaines d’intégrations avec d’autres outils comme Trello et Intercom.

4. WebEx

Le WebEx de Cisco fournit des salles de réunion vidéo personnalisées où les utilisateurs peuvent pour accueillir et rejoindre des réunions. Les gens peuvent utiliser WebEx pour la collaboration d’équipe, les webinaires, la formation et le support client.

Gérer les projets et les tâches

Les outils de gestion de projet sont essentiels. Qui peut coordonner efficacement quand il ne peut pas suivre l’avancement des tâches ou garder la trace des objectifs ?

5. Asana

L’un des outils de gestion de projet les plus connus, Asana permet aux utilisateurs d’assigner des tâches aux autres membres, d’ajouter des suiveurs aux projets et de surveiller les échéances. Il est très utile comme liste de tâches ou calendrier pour la planification stratégique.

6. Dapulse

Dapulse est un outil de collaboration qui vous aide à communiquer, à fixer des objectifs et à attribuer des tâches. Son grand avantage : il a un grand design visuel, donc il est facile à comprendre et à travailler.

7. ProofHub

ProofHub est un outil de gestion du travail qui offre une suite complète de fonctions de collaboration et de gestion de projet. Sur cette plateforme, vous pouvez organiser des fichiers, planifier et suivre des projets et discuter avec des collègues et des parties prenantes. ProofHub vous permet également de réviser et d’approuver des fichiers grâce à un outil d’épreuvage en ligne.

8. Redbooth

Redbooth est un outil de gestion de projet facile à utiliser. Sa plateforme permet aux utilisateurs de planifier et de collaborer grâce à de nombreuses fonctions allant de la vidéoconférence à la création de diagrammes de Gantt.

9. Trello

Trello a une interface intrigante qui ressemble à un solitaire (vous pouvez même faire glisser les cartes de tâches sur les colonnes, comme vous le feriez en jouant aux cartes). Il est simple à apprendre et fonctionne bien pour le suivi des projets et l’attribution des tâches. Trello facilite également l’utilisation d’Agile, Scrum et d’autres cadres de gestion de projet.

10. Wimi

Wimi offre aux utilisateurs leurs propres  » espaces de travail unifiés  » où les équipes peuvent gérer des projets et partager des fichiers et des calendriers. Vous pouvez contrôler l’accès dans chaque espace de travail avec un système basé sur les droits. Wimi Drive, leur logiciel de synchronisation de fichiers, vous aide à tirer le meilleur parti de la technologie cloud.

11. Milanote

Milanote est l’un des outils qualifiés qui peut être utilisé pour servir de nombreux objectifs, y compris le blogging. Grâce à cet outil, vous pouvez organiser des projets créatifs et les placer dans d’excellents tableaux visuels. Il vous donnera l’impression de travailler sur le mur d’un studio de création. Milanote conviendrait aussi parfaitement aux designers qui travaillent à distance.

Créer ensemble

Une tâche n’est pas toujours la responsabilité d’une seule personne. Parfois, les membres de l’équipe ont besoin de créer ensemble. Voici les meilleurs outils de collaboration :

12. Codingteam

Les codeurs peuvent facilement collaborer lors de l’écriture de leur code grâce à des plateformes comme Codingteam. Elle offre une  » forge logicielle  » gratuite qui encourage la visibilité et la construction collective de code.

13. Igloo

Igloo est un intranet d’entreprise qui permet aux gens de communiquer et de faire du travail. Son wiki permet aux collègues de partager des informations et des idées.

14. Google Docs

Google n’a pas besoin d’être présenté. Les outils de collaboration de Google comprennent ses services Docs et Sheets, qui sont conçus pour permettre aux équipes de modifier des fichiers en même temps et d’enregistrer toutes leurs modifications automatiquement.

15. Quip

Quip a commencé comme une application mobile et a sorti une version de bureau plus tard. Les équipes peuvent importer et travailler en direct sur différents types de fichiers. Les modifications sont enregistrées automatiquement et ses fonctions de chat, de commentaire et de liste de contrôle facilitent la collaboration.

Comment choisir les meilleurs outils de collaboration pour mon entreprise ?

Les entreprises doivent choisir un logiciel qui répond à leurs besoins individuels. Voici quelques critères que vous pouvez utiliser pour identifier le meilleur service pour votre équipe :

Préférer des fonctionnalités multiples

Certains outils offrent un excellent service, mais ne sont axés que sur un seul aspect de la collaboration d’équipe. Réfléchissez à l’efficacité réelle de cette solution. Les équipes peuvent finir par passer du temps à changer de logiciel complémentaire. Il vaut mieux chercher un outil riche en fonctionnalités et permettant aux gens de l’utiliser de nombreuses façons différentes.

Recherchez la facilité d’utilisation

C’est évidemment l’un des critères les plus importants. Si un service fonctionne, mais qu’il faut beaucoup de temps pour s’y habituer, il n’aidera pas les équipes (surtout celles qui se développent rapidement.) Demandez une démo et gardez l’œil sur une interface intuitive et une navigation simple.

Prêtez attention aux options de confidentialité

Collaborer avec des équipes ne signifie pas que toutes les conversations et tous les fichiers doivent être publics. Parfois, vous voudrez que les membres de l’équipe aient des conversations privées ou travaillent sur des projets sensibles. Veillez à examiner les options de confidentialité avant de choisir un service.

Optez pour le cloud

La technologie basée sur le cloud présente de nombreux avantages. Elle peut résoudre vos maux de tête en matière de contrôle de version en vous permettant de voir les modifications et les activités récentes. Toutes les informations sont stockées en ligne afin que tout le monde puisse être sur la même longueur d’onde, où qu’il se trouve.

Demandez des intégrations et de la compatibilité

Souvenez-vous qu’il est préférable d’utiliser un outil doté de plusieurs fonctionnalités ? Eh bien, pas toujours. Occasionnellement, vous découvrez un outil qui fait une seule chose parfaitement. Les intégrations sont la clé. Recherchez des outils qui s’intègrent de manière transparente à d’autres applications ou logiciels. La compatibilité est également importante. Par exemple, vos outils doivent prendre en charge tous les types de fichiers que votre équipe utilise habituellement.