Peu de choses peuvent ternir votre marque professionnelle comme un courriel mal écrit et malencontreux. Un clic sur le bouton  » envoyer  » peut faire la différence entre un échange professionnel réussi et un problème potentiel de RH ou un conflit entre collègues. Et bien que les Français envoient des centaines de milliers d’e-mails par jour, cela ne doit pas être considéré comme acquis.

Que vous soyez un professionnel chevronné ou un débutant au bureau, voici 10 choses à ne pas oublier en matière d’étiquette des e-mails professionnels. Essayer urbanweb messagerie ! Plus d’informations sur urbanweb

Faites attention à la ligne d’objet

Écrivez une ligne d’objet claire et concise qui reflète le corps de l’e-mail.  Évitez les lignes d’objet avec, « Hi », « Touching Base » ou « FYI » et ne laissez pas une ligne d’objet vide.

Utiliser une salutation appropriée

 « He » et « Salut » communiquent un manque de professionnalisme et de maturité. Commencez votre courriel par des expressions telles que « bonjour », « bonsoir », sont d’autres expressions fréquemment utilisées dans l’arène internationale.

Utiliser une introduction

Dans les cultures directes comme en Europe, la meilleure pratique est que l’expéditeur se présente par son nom et son prénom avec quelques informations de base dans les premières lignes. Par exemple, « Chère Mme Mandell : Je m’appelle Sharon Schweitzer, fondatrice d’Access to Culture ; j’ai été recommandée par … » ou « Je m’appelle Sharon Schweitzer et je suis un expert en commerce international qui vous écrit au sujet de … ». Ceci est particulièrement important lorsque vous vous présentez à de nouveaux contacts, à des clients potentiels, à des clients et à des employeurs qui veulent savoir comment vous avez reçu leurs coordonnées.

Connaître la culture

Lorsque vous envoyez des courriels à des personnes de cultures indirectes, le protocole approprié et une bonne pratique consistent à rechercher les coutumes du pays. Par exemple, au Japon, il est poli, approprié et habituel de demander le temps qu’il fait dans la première phrase d’un courriel d’affaires. À l’inverse, il serait inapproprié d’envoyer un courriel pour vous présenter à un contact japonais potentiel. Dans les cultures indirectes, les introductions ne sont faites que par des tiers mutuellement respectés en raison de la coutume ; les e-mails froids sont ignorés, supprimés, bloqués et/ou marqués comme des pourriels.

Ne pas inclure l’humour et le sarcasme

Les e-mails peuvent facilement être mal interprétés par un texte sans contexte. L’humour est propre à chaque culture. Évitez à la fois l’humour et le sarcasme dans les e-mails, car le destinataire pourrait être confus, ou pire, offensé.

Vérifier deux fois vos pièces jointes

Lorsque vous joignez un fichier, ayez la gentillesse de prendre quelques secondes supplémentaires pour le coller également dans le corps de l’e-mail. Vous montrez ainsi de la considération pour le destinataire, en lui évitant de perdre du temps et de prendre des risques en ouvrant les pièces jointes.  Cela vous fait-il perdre du temps ? Oui. Est-ce que cela en vaut la peine ? Oui.

Ne pas cliquer sur « Répondre à tous »

Évitez d’utiliser « Répondre à tous », sauf si tout le monde doit être au courant. Lorsque la C-Suite (CEO/COO) ou l’assistant administratif envoie un email à 10 membres du personnel demandant des volontaires pour un projet de service communautaire, répondez à l’administrateur, pas aux 10 membres. Pourquoi faire en sorte que dix autres personnes suppriment votre message ? Répondre à tous est une fonction pour les délibérations en cours sur un sujet particulier.

Répondre rapidement

Répondre dans les 24 heures est une courtoisie commune. Laisser quelqu’un en suspens plus longtemps et vous n’êtes pas seulement perçu comme impoli – cela pourrait vous coûter des affaires à long terme. Si vous avez involontairement fait attendre quelqu’un plus de 24 heures ou si des circonstances atténuantes se sont présentées, expliquez poliment la situation et exprimez vos excuses.

Ne pas utiliser d’émojis

Ces petites icônes qui clignotent et sourient sont pour les messages texte. Elles sont inappropriées et non professionnelles dans un courriel d’affaires.  Les émoticônes peuvent détourner le courriel vers un filtre anti-spam ou une boîte de courrier indésirable. Et ils peuvent donner l’impression d’être immatures et non professionnels.

Protéger la vie privée

Le courrier électronique est public. Même si un courriel est supprimé, les services en ligne et les logiciels peuvent accéder aux messages sur le disque dur. Avant de cliquer sur « envoyer », pensez à ce qui pourrait se passer si un collègue de travail, votre concurrent, un employeur ou tout autre destinataire involontaire lisait votre courrier électronique. Pensez-y de la manière suivante : De quoi aurait l’air mon courriel s’il était publié sur Facebook ?